01 — השירות והגורמים האחראים
DawamPro היא מערכת לניהול נוכחות ושכר שפותחה בידי O&H Tech. החברה המנויה קובעת בדרך כלל את מטרות השימוש במידע עובדיה ואת מורשי הגישה, ו־O&H Tech מספקת את המערכת והתמיכה בהתאם להגדרות ולהסכם. חלוקת האחריות המשפטית המדויקת לשליטה ולעיבוד מחייבת הסכם עיבוד מידע; טיוטה זו אינה מחליפה אותו.
על החברה למסור לעובדים הודעת איסוף המפרטת את זהותה ודרכי הקשר, מטרות האיסוף, מקבלי המידע, האם מסירת כל פרט נדרשת בדין או תלויה ברצון, והשלכות אי־מסירתו. שימוש במערכת כשלעצמו אינו מוכיח הסכמת עובד לכל עיבוד.
02 — המידע המעובד במערכת
מידע החברה כולל שם, מיקום, פרטי מנהל, הגדרות עבודה, מנוי ותשלומים שהוזנו ידנית. פרטי עובד כוללים שם, טלפון, עיר, תחילת העסקה, מצב החשבון וסוג וגובה שכר, ועשויים לכלול מספר זהות בשדות רגישים כאשר הוזן. חשבונות ניהול משתמשים בדוא״ל ובנתוני אימות אצל Supabase Auth.
רשומות הנוכחות כוללות זמני כניסה ויציאה מקוריים ומתוקנים, תאריך עבודה, משך הפסקה, שעות מחושבות, החרגה ובדיקה, היסטוריית שכר ומדיניות ותוצאות חישוב ודוחות. פעולות שינוי, מבצעיהן וסיבותיהן מתועדות ביומן ביקורת. מעובד גם מידע טכני הנחוץ לאימות ולהגנה, כגון מזהי הפעלות, אתגרי אימות ואסמכתאות או גיבובים טכניים להגבלת ניצול לרעה.
03 — מטרות והרשאות
המידע משמש לרישום נוכחות, בדיקת טעויות, חישוב שעות ושכר, ניהול עובדים והרשאות ומנוי, דוחות, תמיכה והגנה ותיעוד פעולות. מסמך זה אינו מתיר שימוש במידע עובד למטרות שלא הובהרו לו.
מנהל החברה שולט בפונקציות המותרות לחברתו; המזכירות משתמשת בכלי ניהול ובדיקה לפי תפקידה, עם הגבלות על פעולות המיועדות למנהל. העובד רואה את נתוניו ואת הפונקציות הזמינות לו. Super Admin מנהל חברות ומנויים לפי הרשאות הפלטפורמה. הקוד כולל הפרדת חברות ובדיקות הרשאה בשרת ובמסד הנתונים; יש לוודא את החלתן בסביבה בפועל. תפקיד תמיכה אינו גישה פתוחה; יש לפעול לפי מנגנוני ההרשאה והתיעוד המוגדרים.
04 — ספקי שירות ומקום העיבוד
הפרויקט משתמש ב־Supabase למסד הנתונים, לאימות ולשירותי אחסון הקשורים למערכת. יעד האירוח הוא Vercel, ובדיקת בקשות משתמשת ב־Cloudflare Turnstile כאשר מופעלת. שילוב SMS עם 019 ודוא״ל SMTP נועדו לאימות, לשחזור ולתזכורות לפי ההגדרות; אין אישור להפעלת שירות שטרם הוגדר ונבדק.
ספק עשוי לקבל את המידע הדרוש לפעולתו, למשל טלפון למשלוח SMS או דוא״ל להודעת שחזור, וספקי התשתית עשויים לעבד נתוני חיבור טכניים. עיבוד עשוי להתרחש מחוץ לישראל. לפני אישור סופי יש לאמת אזורי עיבוד, ספקי משנה, הסכמים והסדרי העברת מידע לחו״ל לפי הדין החל; הטיוטה אינה מניחה שכל השירותים או העותקים נשארים בישראל.
06 — הגנת מידע
הקוד כולל בדיקות הרשאה, RLS והפרדת חברות, הגנת רשומות נוכחות ושכר ותיעוד שינויים, וכן בקרות על אתגרי אימות וניחוש. יעילותן תלויה בהגירות, בהגדרות, בניהול סודות ובבדיקות תפעוליות. אין כאן תעודת ציות, הבטחת אבטחה מוחלטת או הבטחה שלא יתרחש אירוע.
על החברה לקבוע מורשים, להגן על פרטי כניסה ומכשירים, לבטל הרשאות של מי שעזב ולא לשתף חשבונות. בקשות תמיכה וגישה למידע רגיש נבחנות לפי ההרשאות והאישור הנדרש; יש לאשר נוהלי תגובה לאירועים ודיווח לפי הדרישות החלות.
07 — שמירת רשומות נוכחות
היעד המוצע הוא לשמור רשומות נוכחות ונתונים קשורים לפחות שלוש שנים, בהתאם למדיניות הסופית המאושרת ולדרישות משפטיות שעשויות לחייב תקופה שונה או ארוכה יותר. יעד זה מחייב אישור משפטי ותפעולי; טרם הוכחה הפעלת תקופת מינימום בייצור או מחזור מחיקה כולל בסביבה המתארחת.
שמירת מסד הנתונים הראשי נבדלת משמירת גיבויים. העברת עובד לארכיון או השעיית חברה אינן מחיקת רשומות. יש לקבוע תקופות נפרדות לפי סוג המידע, מטרה וצורך משפטי, ולבחון צמצום מידע שאינו נחוץ עוד. אזכור שלוש שנים אינו היתר לשמור את כל נתוני האימות או הנתונים הטכניים לתקופה זהה.
08 — גיבוי מוצפן: המצב בפועל
הוכן מנגנון גיבוי מוצפן המיועד לנוכחות, הפסקות, שינויים וביקורת הקשורה אליהם, עם מינימום פרטי חברות ועובדים והיסטוריית שכר ומדיניות הנדרשים לשחזור קשרים וחישובים. הוא אינו מגבה סיסמאות, OTP, הפעלות כניסה או Passkeys, ואינו גיבוי מלא של Supabase.
הקוד משתמש ב־AES-256-GCM ובודק גיבובים ושלמות העלאה, ומכין העלאה לתיקיית DawamPro-Backups ב־Google Drive של החברה באמצעות GitHub Actions. מדיניות הקוד: עותקים יומיים לפחות ל־15 יום וארכיון חודשי לפחות לשלוש שנים, ללא ניקוי עותקים קודמים כשאימות נכשל. אולם הפעלת Drive, התזמון וההתראות, ושחזור מקובץ שהורד בפועל, טרם הוכחו; אין הצהרה על גיבויי ייצור פעילים או הבטחת שחזור. בגרסה הנוכחית קיימות מגבלות גודל שיש לנטר לפני ההפעלה.
09 — בקשות פרטיות ויצירת קשר
לבקשת עיון במידע או תיקון מידע לא נכון, פנו תחילה לחברה המנהלת את חשבונכם או ל־O&H Tech ב־info@oh-tech.co. ניתן גם להעלות בקשת מחיקה או התנגדות לעיבוד, שתיבחן לפי הנסיבות והזכויות שבדין; אין בכך הבטחה למחיקה מיידית או בלתי מותנית של כל רשומות העבודה.
ציינו את החברה, סוג הבקשה ודרך קשר, ללא סיסמה, קוד אימות או צילום תעודה שלא נדרש. עשוי להידרש אימות מתאים של זהות והרשאה לפני גילוי או פעולה, ותיאום עם החברה האחראית תוך התחשבות בחובות שמירה ובזכויות אחרים. הטיוטה אינה קובעת מועד תגובה חוזי שלא אושר.
10 — אישור ועדכון המסמך
יש להשלים את השם המשפטי ופרטי המפעיל, הסכם עיבוד מידע, הודעות לעובדים, לוח שמירה, בדיקת ספקים והעברות בינלאומיות, והערכת חובת רישום/הודעה על המאגר או מינוי ממונה פרטיות אם חלות. היעדר חובת רישום אינו פטור מחובות הפרטיות האחרות.
העמוד מציג תאריך בדיקת טיוטה ולא תחילת מדיניות מאושרת. יש לבדוק יחד את הגרסאות הערבית והעברית לפני אימוץ, ולעדכן בשינוי שירותים, סוגי מידע או הגדרות. שתיהן טיוטות המקבילות בכוונתן; הטיוטה אינה קובעת עדיפות משפטית לשפה מסוימת.